Tanto en la administración pública como en la empresa privada, el auxiliar administrativo suele ser el héroe anónimo cuyas funciones y tareas tienden a pasarse por alto.
Los auxiliares administrativos brindan un apoyo fundamental a las empresas y corporaciones de todas las industrias, y de todos los tamaños, a la hora de organizarse y de lograr la menor cantidad de problemas administrativos posibles.
En esta guía verás cuáles son las funciones del auxiliar administrativo, a fin de entender cómo de valiosas son sus contribuciones para el crecimiento y éxito empresarial.
Con esta guía vas a ver:
- Qué es un auxiliar administrativo.
- Requisitos para ser auxiliar administrativo.
- Cuáles son las funciones y tareas del auxiliar administrativo.
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¿Qué es un Auxiliar Administrativo?
Un auxiliar administrativo, también conocido como asistente administrativo, es el profesional que ayuda a garantizar que la organización y comunicación entre los distintos departamentos de una empresa sea impecable y funcione con la máxima eficiencia.
Las funciones del auxiliar administrativo incluyen la programación de reuniones y gestión de agendas, el mantenimiento de registros y documentación, y la asistencia y atención al público, entre otras. En resumen, todas las tareas que se lleven a cabo en el ámbito administrativo de la oficina, serán ejecutadas por los auxiliares administrativos.
Es por esta serie de responsabilidades por las que la administración, tanto pública como privada, está en el top 10 de áreas profesionales con mayor porcentaje de crecimiento salarial en Europa, como así lo refleja el último informe elaborado por el Central Bank of Ireland.
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¿Qué estudios necesita un Auxiliar Administrativo?
Para ser auxiliar administrativo se necesita un ciclo de formación profesional con el que recibirás el título de Técnico en Gestión Administrativa. Este curso tiene una duración de 2000 horas (2 años) y te permitirá trabajar como auxiliar administrativo tanto en el sector público como en las empresas privadas.
Además, ¿sabías que puedes realizar oposiciones para auxiliar administrativo? En España acaba de aprobarse una oferta histórica de empleo público, recogida en el Real Decreto 625/2023, y que presenta casi 40.000 puestos de trabajo.
Los puestos administrativos son los más numerosos, así que si quieres formar parte del sector de la administración pública, es recomendable que tras obtener tu título de Técnico en Gestión Administrativa te presentes a las Oposiciones de Auxiliar Administrativo del Estado.
Ahora que ya sabes qué es lo que se necesita para ser auxiliar administrativo, es conveniente que sepas que hay una serie de tareas que realizarás independientemente de si ejerces en el sector público de la administración, o en el de la empresa privada, y en la siguiente sección te las mostramos.
10 Funciones del Auxiliar Administrativo
Como te hemos adelantado, hay varias funciones básicas que los auxiliares administrativos llevan a cabo tanto en la administración pública como privada.
A continuación vamos a ver una lista con 10 tareas del auxiliar administrativo:
1. Atención al público
Una de las aptitudes más significativas de los auxiliares administrativos es la atención al cliente. Las personas que acceden a una oficina suelen ser atendidas por el asistente administrativo, quien se encarga de guiarles e indicarles dónde deben acudir o esperar, y cualquier otra información relevante.
2. Asistencia telefónica
El auxiliar administrativo también brinda atención telefónica a todo aquel que precise información, concertar una cita, plantear una cuestión o incluso ser atendido por algún departamento al que el mismo administrativo ha de derivarle telefónicamente.
3. Programación de citas y reuniones
Otra de las habilidades personales de los auxiliares administrativos es la de la programación y organización de las agendas, tanto de alguno de los jefes o superiores, como de la oficina en sí. De esta forma, al organizar las agendas, el auxiliar administrativo puede programar las citas, reuniones e intervenciones, en el momento conveniente.
4. Toma de actas
A través de la toma de actas, los auxiliares administrativos registran todos los procedimientos de una reunión, incluidos los puntos clave de discusión y las decisiones.
Además, posteriormente, ayudan a todas las partes interesadas a comprender el propósito y los resultados de esa reunión, compartiendo los datos que han ido registrando durante la misma.
5. Redacción de escritos
Otra de las funciones del auxiliar administrativo consiste en redactar escritos y documentos que pueden ir desde correos electrónicos, cartas y memorandos, hasta formularios y expedientes.
Cabe destacar que los auxiliares administrativos tienen la capacidad de redactar documentos a una velocidad asombrosa, y por ello es una de sus hard skills más relevantes.
6. Envío de correos electrónicos, cartas, memorandos o formularios
A su vez, otra tarea administrativa es la de enviar esos escritos, previamente redactados. Los auxiliares administrativos no solo se encargan de elaborar los documentos, sino que también han de gestionar el correcto envío de los mismos.
7. Control del sistema de gestión documental
El auxiliar administrativo es responsable del mantenimiento de registros de documentos electrónicos o impresos, ya sea para un proyecto especial, departamento o para la oficina o corporación completa.
A su vez, han de revisar documentos, verificar que cumplan con las regulaciones, crear revisiones y archivar versiones obsoletas, además de crear plantillas y formularios de documentos maestros.
8. Actualizar las políticas y procedimientos de la oficina
Otra función del asistente administrativo es la de preparar y actualizar los procedimientos de la empresa u oficina, siguiendo las instrucciones mandadas desde arriba y asegurándose de que los departamentos reciban cualquier actualización sobre procedimientos o políticas, en el momento oportuno.
9. Orden de informes de gastos
Aunque a priori los informes de gastos parecen competencia exclusiva de contabilidad, lo cierto es que los auxiliares administrativos se encargan de la parte administrativa de contabilidad, es decir, de organizar y ordenar todos los informes de gastos antes de transferírselos a los contables.
10. Comunicación entre departamentos
Velar por la correcta comunicación entre los departamentos de una institución o empresa, es la otra gran función del auxiliar administrativo. El flujo de comunicación entre los administrativos y el resto de la plantilla, no solo ha de ser constante, sino que ha de ser eficiente, ya que de ello depende que la empresa o la oficina esté correctamente informada y organizada.
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Esperamos que esta guía te haya proporcionado la información sobre la importancia de las funciones del trabajador social que buscabas. No obstante, si aún te quedan dudas o te hace falta algún consejo más, déjanos un comentario y ¡estaremos encantados de poderte ayudar!
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